引継会で先輩から引き継いだ内容の備忘録。

諸先輩から様々なアドバイス。

分科会では以下の通り。


大きくは３つの機能がある。

1. 案内状の作成と送付
2. ホームページの作成と更新
3. 広告

まず、案内状の作成と送付について。

同窓会の案内を送付するのが四月下旬。書類の封入作業は外注業者により行うが、その作業時間を見込んで、書類を受け渡す。
ちなみに、去年の送付作業は、岡山の業者に頼んだということだ。前前年の凸版印刷関連業者の半分の費用でおさまったという。今年も利用させてもらえるとのこと。


送付する書類のコンテンツには、いくつかの種類がある。

1. 今年の同窓会の案内パンフレット・・・ある程度作りこみが必要。昨年は１６ページ。昔は表裏１枚の時もあった。
2. 様々な同窓会関係組織からの発行物・・・「はろばろと」「ゴルフの案内」等。特に発送間際になって、同梱相談あるので、早めに催促しておく必要あり。
3. 振込用紙・・・振込用紙に振込先お及び振込人の宛名まで入れる。送付する封書の宛名と同じ名前を振込人として印字するため、QRコードなどの管理を行なっている（by業者）。

外注業者（昨年利用した岡山の業者）への受け渡しデータは以下の通り。

1. パンフレット情報は、イラストレーターＣＳのファイル形式で。
2. 振込用紙の振込宛名および振込概要はイラストレーターＣＳのファイル形式で。
3. 宛名住所はｃｓｖ形式で渡す。封書の宛名と、振込用紙の振込人の記載と封入作業は業者がやってくれる。

発送日の10日前までには、コンテンツを送付しておく。この郵便作業は、昨年と同じ体制で外注業者を手配可能との先輩からのアドバイス。なお、コンテンツ作成は昨年は内製したが、今年はそのような専門技量を持つ人間がいないので、外注作業を検討する必要がある。

業者から会員に送るのは１回だけ。住所不明で送り返してくる分が、およそ200-300人いるが、その人達には、住所を洗い出して手作業で再送付するがかなり大変。以下その手順。

1. 宛名の訂正は名簿班に要望する。名簿班は本会と連携して名簿を更新。
2. 更新された情報を受領して、梱包物の封入、宛名・送り元書きなど手作業で再送付する。（再度送り先不明となるケースがあるので、１回目の送付に使った封筒に業者名が送り元として印字されている場合、二回目はその封筒に印字してある送り元住所を消して、新たに送り元を記載しておくるなどの作業も必要。）

なお、郵便扱いでおくると転居届があれば、その転居先に送り届けてくれる。だが、転居届が出ていない場合、転送されない。クロネコのメール便では送り先の精度が悪く、また転居届が出ていても転送されない。単なる価格で決めない。

おそらく3月-4月は転居シーズン。もし、送付を3月に早められれば。戻りリスクも減らせる。ただし以下の事情から難しいと予測される。

1. 全体の名簿の攻勢が1月の世話人会で受け渡されたあと、本部の作業が入るため、受け渡しはその事情に左右される。
2. 同窓会までの期間があまり空きすぎると、記憶から消えやすい。特に、同窓会が近づくほど振込は多くなるので、同窓会と発送の時期には、集客に関する一定の関係があると考えられる。
3. 同梱依頼を受ける書類の手配が前倒しに間に合わない恐れあり。

昨年はＤＴＰに詳しい人がいたので、パンフレットをイラストレーターCSのファイル形式で、自前で来たが、今年はそんな人はいないので、外注費が発生するだろう。

【広告について】

紙面の広告は、1コマ名刺サイズ1万円。ａ５サイズカラーで７万円。ただし、焼酎など現物供与もOK。

昨年は、企画で資金需要が必要だったので、収入も頑張った。広告獲得のために、多大な努力するくらいなら、あまり頑張り過ぎない勇気もあり。

様々な飲み会を誘導する努力はあり。

【ホームページ】

ホームページでは、東京本会のホームページを立ち上げる動きがあるので、総会の独自のホームページとの整合を相談すべし。
昨年は、前の年の同窓会で暫定ホームページを立ち上げ、翌年１月の正式公開。

全体的に昨年のように企画の質を追及して、負荷を大きくするのもいいが、誰でもできるような軽い同窓会も大事。